La Fabrique du Libre #8 : Passer au logiciel libre : retour d'expérience de la ville d'Échirolles

Lorsqu’on parle de collectivités qui passent au logiciel libre, le récit se concentre souvent sur les outils et la substitution de l’un vers l’autre : remplacer Microsoft Office par LibreOffice, Exchange par une messagerie libre, Windows par Linux... Une succession de briques que l’on ferait passer, une à une, d’un environnement propriétaire à un environnement ouvert.

Mais à Échirolles, la démarche a été pensée autrement par Nicolas Vivant, directeur de la stratégie et de la culture numérique à la mairie d’Échirolles.

À l’occasion d’une interview pour La Fabrique du Libre, il revient sur les étapes, les défis, les surprises et les apprentissages liés à ce projet. Car derrière le « simple » passage à Linux, qu’il qualifie d’ailleurs comme la dernière étape d’un processus bien plus complexe, se cache un travail bien plus conséquent.

Ainsi, le passage à Linux, engagé en 2024, s’inscrit dans une démarche entamée dès 2014. Les élus engagent alors une réflexion autour du logiciel libre.

Mais le projet peine à passer dans la matière : en 2020, il n'a pas encore connu de déploiement significatif. La ville crée alors un poste de directeur de la stratégie numérique, qu’elle confie à Nicolas Vivant, alors DSI de la ville de Fontaine. Car pour passer de l’intention à la mise en œuvre, il faut commencer par transformer l’organisation elle-même.

Le rôle est en effet pensé pour coordonner les différentes dimensions de la transformation.Le choix organisationnel compte autant que le choix technique, comme l’explique Nicolas Vivant.

Faire évoluer l'organisation avant les outils

Lorsque la ville d’Échirolles crée un poste de directeur de la stratégie numérique, elle le fait avec une particularité déterminante : celui-ci est positionné hiérarchiquement au-dessus de la DSI. Le rôle est en effet pensé pour coordonner les différentes dimensions de la transformation. Le choix organisationnel compte autant que le choix technique, comme l’explique Nicolas Vivant.

En effet, le système d’exploitation n’est selon lui pas le point de départ, mais l’aboutissement d’un travail préalable de réduction des dépendances. Et surtout, de transformation de l’organisation.

Les six premiers mois de son mandat sont ainsi consacrés à la rédaction d’un schéma directeur : mesurer les ressources disponibles, financières comme humaines, et construire une trajectoire suffisamment progressive pour éviter les retours en arrière et les écueils.

L'un des premiers chantiers concerne l’équipe informatique elle-même. Car, comme le souligne Nicolas Vivant : « Une équipe composée de spécialistes Windows ne peut pas simplement changer de paradigme du jour au lendemain. »

L’accompagnement des équipes constitue alors une composante importante du projet : il faut accompagner les équipes en place en les formant, revoir les fiches de poste, faire évoluer les recrutements et faire entrer de nouvelles compétences. Le projet s’accompagne ainsi d’une évolution de l’organisation et des compétences de la DSI.

Réduire les dépendances avant de changer l’expérience utilisateur

Une fois l’aspect stratégique et humain du chantier engagé, vient le tour des composants les moins visibles du système d’information : DNS, DHCP, virtualisation des serveurs… Autant d’éléments dont les utilisateurs ne voient jamais l’interface, mais dont la collectivité peut être fortement dépendante.

Nicolas Vivant résume la stratégie avec simplicité :

Dans son approche, Nicolas Vivant définit la souveraineté numérique moins par la nationalité du fournisseur que par le niveau de dépendance technique et financière à celui-ci. L’objectif décrit par Nicolas Vivant est de diminuer le niveau de dépendance, quelle que soit la nationalité ou la taille du fournisseur. C’est la raison pour laquelle Échirolles prend le parti de déployer ses solutions en interne. En s’appuyant, bien sûr, sur des outils open source existants, mais en adaptant le fonctionnement aux besoins particuliers de ses agents.

En parallèle du renouvellement des systèmes d’information peu visibles, la ville cherche à positionner des logiciels libres là où il existe encore un appel d’air. Autrement dit, là où des besoins ne sont pas encore correctement adressés ou résolus. C’est notamment le cas de la visioconférence, du cloud ou de l’édition collaborative.

La logique est importante : plutôt que de demander aux utilisateurs de renoncer à un outil qu’ils apprécient, la collectivité leur apporte de nouvelles possibilités de travail. À Échirolles, l’adoption des nouvelles solutions est notamment accompagnée par leur usage concret dans le quotidien des agents.

Accompagner les usages et le changement

Cette approche conduit également Nicolas Vivant à nuancer l’idée d’une résistance systématique des utilisateurs au changement. Pour lui, « celle-ci n’existe pas lorsque le changement apporte réellement quelque chose. Ainsi, l’objectif est avant tout de permettre aux agents de réaliser leurs missions dans de bonnes conditions ; l’usage de logiciels libres intervient dans ce cadre. »

Une personne qui travaille dans les services administratifs, les équipements sportifs ou les services aux associations n’a pas nécessairement de raison de s’intéresser à la licence d’un logiciel. Ce qu’elle attend, c’est un outil efficace. Cette réalité impose une exigence forte à l’équipe informatique : connaître les besoins des services et proposer des solutions répondant aux besoins des services et comparables, en termes d’usage, à celles qu’elles remplacent. Un défi qui n’est pas des plus simples, mais qui permet d’installer progressivement une relation de confiance. Une fois les utilisateurs ayant expérimenté des solutions libres, ces premières expériences facilitent ensuite les échanges avec les services lors du renouvellement des outils

À Échirolles, le libre n’est donc pas présenté comme une une obligation générale pour les utilisateurs, mais comme une possibilité d’adapter leur environnement de travail aux besoins des services.

Linux : avancer par étapes et créer des relais

Cette stratégie prépare le terrain pour le passage à Linux, qui commence réellement en 2024. Là encore, Nicolas Vivant choisit de ne pas imposer une bascule générale, mais d’avancer progressivement, par paliers.

La première étape se concentre sur les principaux utilisateurs des outils - ou du moins, ceux censés accompagner et faciliter leur déploiement : les équipes informatiques. Chaque membre de l’équipe reçoit un ordinateur portable et dispose de trois mois pour tester un maximum de distributions possibles. « L’objectif était de ludifier la démarche, de la transformer en expérience positive », commente Nicolas Vivant. L’équipe vote ensuite pour celle qui lui paraît la plus adaptée. Zorin OS est retenu, notamment pour son ergonomie, sa rapidité et sa capacité à fonctionner dans un environnement encore hybride de solutions numériques.

Deuxième étape : une phase bêta-test volontairement limitée à une vingtaine d’utilisateurs aussi divers que possible dans leurs usages et leur profil. Le panel mélange ainsi direction générale, cabinet, élus, assistantes et responsables de services, afin de tester Linux dans des situations de travail variées et d’identifier les problèmes avant d’élargir le déploiement.

En parallèle, l’enjeu est aussi de créer le plus tôt possible des relais au sein de l’organisation. Le directeur général des services passe ainsi sous Linux dès 2021, trois ans avant le début du déploiement. Lorsque Linux arrive dans les services, il l’utilise déjà depuis plusieurs années. La logique est simple : difficile pour un chef de service d’expliquer que Linux « ne marche pas » ou « n’est pas adapté » lorsque le directeur général l’utilise depuis trois ans sans problème.

Le déploiement peut ensuite s’appuyer sur ces premières expériences et aborder une troisième étape : le passage au volontariat. À Échirolles, une fois la phase de bêta-test terminée, tout agent qui le souhaite peut demander à passer sous Linux, l’équipe informatique s’engageant à l’installer et à le supporter. Cette phase permet de faire passer environ 10 % du parc informatique de la ville sous Linux.

Puis, une fois la base de soutiens et d’enthousiastes constituée, la quatrième étape consiste pour Nicolas Vivant à basculer sur une démarche d’incitation progressive. À chaque changement d’ordinateur ou arrivée d’un nouvel agent, Linux est proposé aux côtés de Windows, sans valorisation d’un environnement ou d’un autre. L’agent peut librement choisir et demander des explications sur les différences entre ces derniers.

Après un an, environ 20 % du parc fonctionne sous Linux. L’objectif n’est pas de forcer mécaniquement le passage à 100 %, comme le précise le directeur de la stratégie et de la culture numérique, mais de faire progressivement de Linux le système par défaut à Échirolles, avec à terme une étude de poste pour les personnes souhaitant conserver Windows. Ce faisant, le changement devient visible sans avoir besoin d’être promu : les agents voient leurs collègues utiliser Linux et constatent que cela fonctionne. Le déploiement progressif rend également l’usage de Linux plus visible au sein des services et accompagne l’évolution des pratiques numériques de la collectivité.

Les adhérences applicatives : un frein au développement

Cette stratégie de transformation progressive ne supprime cependant pas tous les obstacles, comme le souligne Nicolas Vivant. Échirolles en a d’ailleurs rencontré un concret avec une solution de signature électronique open source de Libriciel qui n’était pas compatible avec Linux.

Lorsqu’une élue demande un ordinateur sous Linux, la ville réalise qu’elle ne peut pas le lui fournir : l’élue a besoin de l’application i-Parapheur pour travailler et le logiciel bloque totalement l’installation de Linux. Le poste reste finalement sous Windows. L’anecdote illustre ainsi une difficulté importante : l’existence d’un logiciel libre ne garantit pas l’absence de dépendance.

La ville signale alors à l’éditeur que cette incompatibilité constitue un frein à la migration. Au bout d’un temps de discussions, l’éditeur ajoute la compatibilité Linux à sa feuille de route : une future version doit l’autoriser, mais plusieurs années auront été nécessaires.

Cette situation montre que la migration vers le libre doit également tenir compte des usages réels et des dépendances applicatives existantes. Cela implique de connaître les usages réels, d’identifier les dépendances et, lorsque aucune alternative suffisamment robuste n’existe, de pouvoir conserver temporairement une application propriétaire.

Aujourd’hui, la ville d’Échirolles estime utiliser plus d’une centaine de logiciels libres en interne, représentant 90 % son parc logiciel, et ne plus avoir d’adhérence majeure à des écosystèmes comme Microsoft ou Google. Elle ne développe pas pour autant tous ces outils. Son travail consiste surtout à faire de la veille, sélectionner des solutions existantes, les instancier et les héberger. Ce travail repose notamment sur la sélection de solutions existantes et sur leur adaptation aux besoins de la collectivité.

Le libre ne signifie pas « gratuit »

La question économique arrive en effet rapidement, lorsqu’une collectivité s’engage dans une telle transformation. Quel budget allouer à un tel chantier ? Quels gains espérer ? Comment quantifier ces derniers ? Comment garantir la pérennité des outils libres utilisés par les agents ?

À Échirolles, Nicolas Vivant distingue ce qu’il qualifie d’économies directes et de coûts évités :

• Une licence qui disparaît du budget constitue une économie directe ;
• Mais lorsqu’un nouveau besoin est couvert grâce à une infrastructure ou un logiciel libre plutôt que par l’achat d’une solution, il s’agit d’un coût évité.

Sur le mandat précédent, son calcul fait apparaître environ 350 000 € d’économies de fonctionnement annuelles, dont 150 000 € d’économies directes et 200 000 € de coûts évités.

Ce suivi permet aussi de rendre visible le travail de la DSI. Avec des solutions libres et auto-hébergées, un nouveau besoin peut être traité sans attendre le prochain cycle budgétaire. Mais le travail réalisé devient alors moins visible : le périmètre de l’équipe a doublé depuis 2021, tandis que son budget diminuait.

Les compétences nécessaires à l’adoption du libre

Cette dernière remarque est importante au-delà de la question budgétaire. Si le libre déplace une partie de la dépense vers les compétences internes, encore faut-il disposer de ces compétences.

À Échirolles, la ville dispose d’une équipe capable de sélectionner, intégrer, héberger et maintenir ces outils. Mais toutes les collectivités, notamment les plus petites, n’ont pas cette capacité en interne. Une ville qui souhaite par exemple utiliser PeerTube peut disposer de la solution sans avoir les profils nécessaires pour l’installer, l’administrer et la faire vivre.

Le financement du développement d’un outil libre constitue donc une première étape ; son adoption suppose également de disposer des compétences et des ressources nécessaires à sa mise en œuvre. C’est justement l’un des enjeux portés par France Numérique Libre, une initiative fondée par Nicolas Vivant : partager entre collectivités les solutions existantes, les retours d’expérience et les conditions de mise en œuvre, mais aussi réfléchir à la manière de mutualiser les efforts lorsque les alternatives n’existent pas encore.

Le retour d’expérience d’Échirolles décrit ainsi une migration progressive, qui associe évolution de l’organisation, développement des compétences et réduction des dépendances techniques. Le déploiement de Linux s’est effectué par étapes, en combinant expérimentation, volontariat et accompagnement des agents. Cette démarche met également en évidence les contraintes qui peuvent subsister, notamment lorsque certaines applications ne sont pas compatibles avec l’environnement retenu.