Saisir la DINUM pour avis

  • DINUM
  • Expertise

Vous êtes une administration d’État ou un opérateur de l’État ?

La DINUM concourt à la prévention des échecs des futurs grands produits numériques de l’État.

Outre les grands projets numériques, les évolutions et les engagements ou marchés qui concourent aux missions des services de l’État et des organismes placés sous sa tutelle répondant à des caractéristiques sont désormais soumis pour avis conforme au directeur interministériel du numérique.

Cette procédure règlementaire est fixée par le (Ouvre une nouvelle fenêtre) décret n° 2019-1088 du 25 octobre 2019 relatif au système d’information et de communication de l’État et à la direction interministérielle du numérique. L’ (Ouvre une nouvelle fenêtre) arrêté du 5 juin 2020 en précise le périmètre et les modalités d’application.

Le secrétaire général du ministère porteur du projet ou ayant la tutelle de l’organisme porteur signe un courrier de saisine de la directrice interministérielle du numérique, accompagné d’un dossier. Les saisines sont à transmettre via (Ouvre une nouvelle fenêtre) demarches-simplifiees.fr.

Pour un projet dont le montant prévisionnel global est supérieur à 15 M€

Chaque grand projet numérique de l’État à partir de 15 millions d’euros de budget prévisionnel toutes taxes comprises doit faire l’objet d’un avis de la part de la DINUM. Cette procédure permet de sécuriser ces grands projets et de s’assurer que les conditions de leur réussite sont bien réunies, dans le respect des moyens et du calendrier qui lui sont alloués. La saisine doit être effectuée dès que les options majeures du projet sont arrêtées, et avant toute phase de contractualisation (marché de réalisation ou commande sur marchés existants).

Le dossier à constituer doit comprendre :

Les principaux critères d'évaluation sont les suivants :

Pourquoi lancer ce projet ? Les motivations et objectifs essentiels doivent apparaître clairement dès les premières lignes du dossier.

La stratégie numérique de l'État a pour objectif d’accompagner et de faire réussir les projets numériques de l’État, au service des priorités gouvernementales et dans un souci d’amélioration de l’efficacité de l’action publique. Cela passe par l'assurance que le développement des services numériques publics soient pilotés sur la base de leur usage, leur impact et leur efficience.

Le périmètre visé est-il détouré suffisamment précisément ?

Idéalement, une liste et une description de cas d'usage précis permet de définir le périmètre cible.

Comment les effets recherchés seront-ils mesurés ?

Les effets escomptés doivent se traduire par la production et la publication pour chaque projet d’indicateurs visant à quantifier les effets du service sur le problème identifié. Ces indicateurs nourriront le panorama des grands projets numériques de l'État.

Les porteurs de projet doivent mettre en avant un panel d'indicateurs cibles permettant de s'assurer que les services numériques développés sur la base du respect des principes suivants :

  • Utilisé : le service est effectivement adopté par une part significative du public visé, qui s'en saisit dans les contextes et à la fréquence pertinente pour leurs besoins ;
  • Impactant : le service contribue positivement à la politique publique de façon mesurable, que ce soit en améliorant la vie des usagers ou l'efficacité des politiques publiques ;
  • Efficient : le service délivre sa valeur à un coût proportionné, en limitant le gaspillage de ressources et en favorisant la mutualisation. Il représente un investissement pertinent pour la politique publique menée en comparaison d'autres services similaires.

Quelle est la valeur délivrée par jalon ?

Il est préférable de définir des évolutions incrémentales et continues avec des échéances régulières plutôt que des projets annualisés. Le cadrage doit faire apparaître une volonté de délivrer un maximum de valeur rapidement. Cela doit se matérialiser des jalons clé porteurs d'une valeur mesurable.

L'organisation et la gouvernance retenues sont-elles les plus efficaces ?

Le dossier doit préciser quelles sont les garanties en termes :

  • de sponsorhip et de pilotage stratégique
  • de mandat pour la direction de projet : la présence d'un capitaine mandaté et reconnu à même de piloter le périmètre de son projet
  • d'autonomie de l'équipe : la constitution d'équipes, intégrées (politique publique, numérique,...) , interdisciplinaires et transversales a-t-elle été retenue ? Si non, pourquoi ?
  • de compétences : le projet a-t-il identifié l'ensemble des compétences nécessaires et celles-ci seront-elles disponibles pour le projet ? A-t-il défini un plan de réinternalisation des compétences dans le cas où celles-ci ne sont pas facilement disponibles en internes ?
  • d'implication des utilisateurs et d'animation de l'écosystème
  • de gouvernance efficiente : comités d'investissement ou d'autres dispositifs

La trajectoire de passage à l'échelle et de pérennisation de la solution est-elle décrite ?

La capacité de pérennisation de la solution, que ce soit la capacité à mettre à l’échelle un produit minimum viable visé jusqu’au support de la solution post-déploiement ou l’intégration de celle-ci dans un environnement ou une organisation cible est trop souvent problématique car impensée au démarrage.

De quelles ressources a besoin le porteur pour mener à bien mon initiative ? Quels seront les jalons intermédiaires ? Le dossier doit faire apparaître clairement les hypothèses sur lesquelles s'appuient les estimations.

Prévoir l'avenir n'est pas chose aisée. Pourtant, l'exercice ne peut être évité quand il s'agit d'engager les finances publiques. Lors de son instruction, la DINUM sera particulièrement attentive :

  • au détail des postes de coûts : la logique d'analyse retenue est celle des coûts complets. Elle intègre une analyse de la quote-part d'utilisation de services existants (infrastructure d'hébergement mutualisée, service support, équipe juridique...). Les coûts de conduite du changement ou encore ceux en lien avec le décommissionnement des systèmes existants doivent y apparaître.
  • à la soutenabilité financière : la DINUM s'appuie sur une contribution de la Direction du Budget pour une analyse de soutenabilité financière du projet.
  • à la transparence sur les hypothèses retenues pour l'estimation des coûts et des gains retenus : aucune méthode n'est préconisée en la matière mais l'important est que la DINUM comprenne la logique d'estimation et, par la suite, en cas de dérive, en identifier la source.
  • à la couvertures des aléas par des mesures ciblées : des provisions sont-elles nécessaires ?

Le projet a-t-il pris en compte les règlements et directives interministérielles ?

En premier lieu, l'analyse porte sur l'interopérabilité du SI de l'Etat à partir d'éléments sur l'architecture et le socle technologique visé. La DINUM vérifie la présence de standards technologiques dans tous les actifs numériques publics, avec en priorité les standards liés au Cloud, à l’IA, à l'identité numérique et à la circulation de la donnée en visant à renforcer l'autonomie stratégique de l’État sur ses systèmes d'information ainsi que leur cybersécurité. L'instruction consiste également dans l'examen du respect des principaux règlements et doctrines interministérielles en vigueur :

Le projet s'appuie ou réutilise-t-il des services existants ?

Lorsque des solutions mutualisées sont disponibles au sein de l’administration, en particulier via les services offerts par les opérateurs mutualisés (DINUM, OSIIC, CISIRH, IGN, AIFE, etc.), leur recours doit être étudié en premier lieu.

Le projet s'appuie-t-il sur une stratégie de marché efficiente ?

L'efficience de la commande publique sera analysée, ainsi que la capacité du projet à gérer les commandes. Plusieurs dimensions seront analysées : le maintien d'une mise en concurrence, la recherche de l'optimisation des coûts et de l'adéquation des compétences, la capacité de pilotage des prestataires, la dépendance avec les fournisseurs,...

Une fois l’avis rendu, si celui-ci est positif, le projet est systématiquement inscrit au panorama des grands projets numériques de l’État où il est suivi deux fois par an.

Pour des évolutions dont le montant prévisionnel annuel est supérieur à 5 M€

Chaque système d'information existant dont le montant prévisionnel global des évolutions pour l'année suivante est susceptible d’être égal ou supérieur à 5 millions d'euros toutes taxes comprises doit faire l'objet d'une remontée d'information à la DINUM par les services de l’État et les organismes placés sous sa tutelle. Ceux-ci doivent transmettre, annuellement et avant contractualisation la liste des évolutions en précisant pour chacune d'elle les éléments permettant d'apprécier la pertinence d'une saisine DINUM, à savoir :

Une présentation de ces évolutions pourra être réalisée par les services de l’État et les organismes placés sous sa tutelle si la DINUM le juge nécessaire.

Dans le cas où une saisine serait jugée nécessaire, celle-ci devra être réalisée selon les mêmes dispositions que pour les saisines de grands projets.

Pour les suites collaboratives et les logiciels à la demande dont le montant prévisionnel annuel est supérieur à 2 M€

Les projets de marchés ou de commandes par l’intermédiaire d’une centrale d’achat portant sur des suites collaboratives ou des logiciels à la demande sont également soumis à saisine dans le cas où leur montant annuel est susceptible d’être égal ou supérieur à 2 millions d'euros toutes taxes comprises.

Afin que la DINUM puisse formuler un avis, un dossier simplifié de saisine doit être transmis par les services de l’État et les organismes placés sous sa tutelle. Celui-ci doit comporter :