France transfert : un nouvel outil dédié aux agents de l’État pour l’envoi de fichiers volumineux

Un outil simple et puissant

Pour leurs envois de fichiers, jusqu’à 20 Go (2 Go max par fichier), les agents de l’État peuvent désormais compter sur un outil créé et opéré par l’État : France transfert.

Très simple d’utilisation, il leur permet de partager, en toute sécurité, des fichiers et dossiers entre agents de l’État, mais aussi avec tous leurs interlocuteurs extérieurs (usagers, partenaires, prestataires…), dans les deux sens. Le seul prérequis est que l’expéditeur ou le(s) destinataire(s) soit agent de l’État (la vérification se fait via l’adresse courriel professionnelle).

Simple mais puissant : l’outil permet d’envoyer un pli jusqu’à 100 destinataires, avec possibilité d’importer une liste de contacts, et de personnaliser le transfert (mot de passe, objet et message, modalité d’envoi par courriel ou par lien, durée de conservation, etc.).

Un produit qui se construit autour des besoins des utilisateurs

À l’origine de la création de France transfert : le ministère de la Culture.

« Le besoin d’un outil de ce type a émergé du terrain en 2018 de nos directions régionales des affaires culturelles, explique Estelle Cheng, responsable produit au sein de la direction du numérique du ministère de la Culture. Leurs usagers devaient régulièrement leur transmettre, pour leurs démarches, des pièces lourdes comme des plans et images d’architecture, qui ne passaient pas par courriel. À l’ère de la dématérialisation, la transmission en ligne devenait nécessaire, et la pandémie n’a fait qu’accélérer et renforcer le besoin d’un outil numérique de transfert solide et fiable. »

La direction du numérique du ministère de la Culture a ainsi élaboré un premier prototype dès juillet 2020.

Dès ses prémices, la direction interministérielle du numérique (DINUM) a aidé la solution à émerger et accompagné et soutenu sa création, dans l’objectif d’en faire une solution interministérielle, à la disposition de tous les agents de l’État. Le projet a bénéficié tout d’abord d’une aide financière du programme d’investissements d’avenir, puis du plan France Relance au titre du guichet SNAP 4.

En amélioration continue

Après 2 ans de travaux et de tests avec de premiers ministères pilotes (lire notre interview ci-dessous), le service est aujourd’hui déployé auprès de l’ensemble des agents de l’État, de tous les ministères. Ces deux derniers mois, France transfert a enregistré pas moins de 10 500 envois et 15 000 téléchargements.

Le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères a d’ores et déjà décidé de faire de France transfert l’outil officiel par défaut pour ses 13 700 agents. Lire son témoignage.

À l’écoute des retours utilisateurs, la solution continue à évoluer et s’améliorer au fil de l’eau.

Ce nouvel outil vient enrichir le sac à dos numérique de l’agent public (SNAP), mis en œuvre dans le cadre de TECH.GOUV, qui compte déjà plusieurs outils de travail collaboratif : Webinaire de l’État, Webconf, Audioconf, la messagerie instantanée Tchap, les plateformes collaboratives Osmose et Resana.

3 questions à

Benoît Dardelet,

Directeur de projets à la DNUM du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE)

Le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères est le premier à avoir adopté France transfert massivement. À quels besoins l’outil répond-il ?

Benoît Dardelet – Nous avions identifié, à travers le baromètre numérique de l’agent 2021, le besoin de nos agents d’un outil d’envoi de fichiers volumineux au moment où notre application interne devenait obsolète.

Avec près de 260 sites dispersés à travers le monde, les relations au quotidien au sein de notre ministère nécessitent des partages de documents et d’informations locales dans des quantités de plus en plus astronomiques et de natures très variées suivant les contextes. Un besoin qui s’est accéléré et amplifié avec la crise sanitaire et les derniers événements géostratégiques. La création de ce service interministériel tombait à point nommé.

Votre ministère a choisi de faire de France transfert son outil officiel d’envoi de fichiers volumineux. Pour quelles raisons ?

B.D. – Nous gérons en permanence des situations de crise de par le monde, nous avons besoin d’outils performants que nous pouvons utiliser en toutes circonstances, nous n’avons pas le temps de questionner leur fiabilité. Ils doivent être fonctionnels, point.

En matière de transfert de documents, nous avons deux exigences principales : il faut que cela arrive rapidement, et cela sans être altéré. Ce que nous recevons doit être à 100% conforme à ce qui a été envoyé de tous les points du globe. Et France transfert a parfaitement répondu à ces attentes.

Autres atouts pour nous : France transfert offre une grande capacité de transfert – jusqu’à 20 Go actuellement, soit bien plus que notre ancien outil ; c’est adapté aux appareils et usages actuels, quelle que soit la taille de l’écran, sur ordinateur, téléphone, tablette… ; et surtout l’outil s’appuie sur des protocoles modernes qui permettent de l’utiliser au sein du réseau sécurisé qui est le nôtre et en extérieur avec nos partenaires.

Comment s’est passée l’appropriation de France transfert par vos agents ?

B.D. – Nous avons procédé en plusieurs étapes. Le ministère s’est porté volontaire il y a bientôt un an pour tester France transfert, alors en version beta. Nous avons commencé par l’utiliser à petite échelle, en situation réelle, avec un noyau de volontaires ; puis fin février 2022, nous l’avons progressivement étendu à davantage de sites. Ce qui m’intéressait était de m’assurer que le service fonctionnait bien partout dans le monde, dans toutes les configurations possibles, chaque site ayant des réalités bien différentes – débit Internet, langues, contexte géopolitique…

L’équipe produit actuelle s’est révélée extrêmement efficace et réactive pour adapter le service et le faire évoluer au gré de nos remarques et contraintes spécifiques, que nous lui faisions remonter au fil de l’eau.

Depuis mars 2022, nous avons annoncé à l’ensemble de nos 13 700 agents que France transfert devenait la solution d’envoi de fichiers volumineux officielle par défaut. La bascule s’est faite très rapidement et très souplement. Nous sommes aujourd’hui certainement le plus gros consommateur du service et nous avons des utilisateurs heureux !